Document sur la gestion des finances dans les établissements

Ce document a pour objectif de clarifier la gestion des finances dans les établissements. Il a été rédigé par la SPV et a fait l’objet d’une validation de la part de la direction des finances de la DGEO quant à son adéquation par rapport aux directives du service, aux principes comptables de l’Etat et à la Loi sur les finances.
Les principes généraux: par ici....

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Annexe: directive DRUIDE 10 sur la CADEV

Principe 1 : Les budgets sont fixés par année civile, sans report possible à l’année suivante.


La Loi sur les finances du canton de Vaud prévoit que le budget de l’Etat porte sur l’année civile, soit du 1er janvier au 31 décembre.


Dans de nombreux établissements scolaires, la direction a réintroduit le découpage en année scolaire pour l’attribution des montants aux enseignants, notamment en prévision des départs/arrivées de nouveaux collègues (7/12 pour janvier à juillet ; 5/12 pour août à décembre). Cette organisation doit être faite de manière souple, la possibilité de reporter les soldes du premier au second semestre civil doit être offerte.


A la fin de l’année civile, si tout l’argent à disposition n’a pas été utilisé, le solde doit être ristourné à la direction selon la procédure mise en place par cette dernière.


Principe 2 : Les subsides sont calculés en fonction du nombre d’élèves par cycle/voie et/ou, en fonction du nombre d’enseignants de même que selon d’autres critères structuraux.


Les établissements scolaires reçoivent différents budgets pour gérer, notamment :

- les fournitures TM, ACM, ACT et économie familiale,

- l’ensemble des fournitures scolaires (moyens d’enseignement et fournitures « à la carte »),

- les moments conviviaux (soirée de fin d’année des enseignants, apéritif de la réunion de parents, …),

- l’achat et les réparations du matériel pédagogique/technique,

- l’achat de « petit matériel »,

- la bibliothèque,

- des projets pédagogiques,

- les frais de formation continue de l’ensemble des collaborateurs,

- les frais administratifs des établissements,

- etc…


Le calcul de la somme financière attribuée à chaque établissement se base sur des montants « théoriques » pour chaque objet à gérer, multipliés par le nombre d’élèves dans certains cas, le nombre d’enseignants dans d’autres, voire d’autres critères.


Certains enseignants disposent ainsi de budgets alloués par le conseil de direction et sont alors investis de la responsabilité de le respecter. L’établissement doit donc mettre à disposition de ces enseignants les moyens de connaître l’état de leur compte si ces derniers ne sont pas en mesure de le connaître de manière autonome de part le système d’informations dont ils disposent.


Principe 3 : Les directions disposent de souplesse dans la gestion des différents subsides.


Le conseil de direction répartit les ressources en tenant compte des montants théoriques fixés par le département, des projets et des priorités. Les établissements ont la possibilité de transférer des ressources entre eux.



Principe 4 : Les directions ont la possibilité technique de débloquer en tout temps les montants dus pour rembourser ou avancer l’argent nécessaire (via l’application « Procofiev »).

Les enseignants ne sont pas tenus d’avancer des montants importants pour des achats destinés à leur enseignement.


Pour les enseignants « ordinaires » et pour des montants convenables, le remboursement des frais est la méthode la plus simple. Toutefois, la possibilité de se faire rembourser, rapidement, selon les disponibilités du secrétariat, doit être offerte aux enseignants.


Pour les enseignants d’ACM/ACT, TM et économie familiale, la DGEO accepte plusieurs solutions :

- l’ouverture de comptes avec les fournisseurs (possible aujourd’hui avec la plupart des fournisseurs, dont les grands distributeurs « alimentaires »),

- l’avance (par exemple mensuelle), versée sur les comptes des enseignants,

- le « génie local », dans la mesure où il ne porte pas préjudice aux principes évoqués plus haut.

Le choix des fournisseurs est laissé à l’appréciation des établissements pour autant que la directive 10 de DRUIDE soit respectée (rôle de la CADEV – obligations des collaborateurs de l’Etat).

A la fin de l’année civile au minimum ou plus souvent selon les indications particulières des directions, les enseignants rendent les comptes avec toutes les pièces justificatives nécessaires.


Comité cantonal SPV

Validé par la direction financière de la DGEO

Février 2007